11 вопросов, которые ведут к «параличу» ведения клиентов в EXCEL.

Всем фирмам, ведущим свою клиентскую базу в EXCEL посвящается…

Анализируя работу фирм, работающих «по старинке» и ведущих свою клиентскую базу в EXCEL, мы задавали директорам и руководителям отделов продаж следующие вопросы.

1. Можете ли Вы одним-двумя кликами в EXCEL показать нам, какой % клиентов охвачен задачами и звонками: на завтра, послезавтра, в этом месяце, в этом квартале? А какое общее количество клиентов в шт. или в % находятся в «забытых и брошенных»? Сколько всего клиентов и сделок находится у каждого менеджера в работе или у всего отдела продаж одним кликом покажете? Судя по вашим цифрам, они у Вас бездельничают или перенагружены и поэтому не справляются?

2. Вы знаете, чем конкретно занимается каждый из ваших менеджеров: сколько задач, встреч, звонков предстоит сделать сегодня каждому из них, завтра, на этой неделе, за месяц, а сколько задач у всего отдела продаж вместе? Если Вы про деньги, то сколько денег для Вашей фирмы заработал каждый из ваших менеджеров или весь отдел продаж за сегодня, а за прошлую неделю, месяц, год? Зачем Вы мне показываете десятки файлов с «самописными от руки» отчетами Ваших менеджеров, Вы им доверяете или реальным цифрам отчетов с Вашего файла EXCEL, где эти цифры, давайте посмотрим?

3. Отражены ли в вашем EXCEL файле последние контакты с клиентами посредством звонка, переписки посредством e-mail, SMS рассылки с сортировкой по датам, результатам, приложенным файлам, внесенным примечаниям, записям разговоров с клиентами? А можно ли прямо из EXCEL файла одним кликом как-то позвонить клиенту, отправить письмо или смс по шаблону, сформировать договор, счет, акт или КП фирмы и сразу отправить его по электронной почте, послушать результат важного телефонного разговора?

4. Как EXCEL файл напоминает менеджерам, что им ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно позвонить например 25 числа следующего месяца ровно в 12-30, иначе будет потеряна сделка на большую сумму денег или пропущено участие в важном годовом тендере, или поздравить нужного человека с днем рождения?

5. Можно ли в вашем файле EXCEL массово поставить всем сотрудникам срочную задачу, напоминание, уведомление и одним кликом потом проверить Выполнение вашей задачи в режиме реального времени? Может EXCEL позволяет написать сразу в чат всем сотрудникам срочное уведомление, задачу или изменение в прайсе, в режимах работы и пр?

6. Можете ли Вы одним-двумя кликами в EXCEL показать, какое количество фирм находятся на этапе: Первого контакта, Обработанных возражений, Подписания договоров, Получения оплаты и Удачно завершенных сделок? Знаете ли Вы на каком из этих этапов на фирме резко снижается результативность (читай Ваш доход), т.е. какой этап является самым узким местом Вашей воронки продаж и где нужно приложить максимум усилий, чтобы там не тормозились сделки и клиенты? На каком этапе воронки продаж Ваши деньги сливаются «в унитаз» и не переходят в Успешные?

7. Можно ли отследить в EXCEL на каких этапах воронки продаж Вашей фирмы в настоящее время двигаются максимальные суммы сделок, а на каких минимальные и на сколько равномерно у Вас по воронке продаж распределены эти денежные суммы и зачем вообще нужна эта равномерность распределения сумм сделок? 1С программа и бухгалтерия нам в этом также не помогут, не надо звать бухгалтера для ответа на этот вопрос…

8. Показывает ли Ваш EXCEL файл среднюю длительность Ваших сделок в днях/месяцах и какие ближайшие прогнозы по количеству сделок на 30, 60, 90, 120 дней? А каковы эти прогнозы в денежных суммах на эти же сроки? Зачем нам идти в Ваш планово-экономический отдел, Вы у себя покажите это одним-двумя кликами?

9. На сколько % выполняется Ваш план продаж по каждому менеджеру, а по всему отделу продаж? Зачем Вы зовете начальника отдела продаж со всеми планами и отчетами? Вы сами кликните кнопкой в EXCEL и давайте посмотрим вместе.

10. Какие источники привлечения клиентов, рекламные компании и Вами вложенные деньги в это наиболее результативные для вашей фирмы? Какова конверсия и затраты по каждому источнику/рекламному каналу в итоге, учитывает ли это ваш EXCEL файл?

11. Какое количество отчетов должны вести Ваши менеджеры в день, в неделю, в месяц? А сколько времени они на это тратят? Рабочее время тратят или внеурочное? Вы им доплачиваете за это или они это делают в ущерб своей семье, своему свободному времени? Где и как Вы храните, анализируете и систематизируете все эти отчеты, снова в вашем EXCEL файле? Сколько личного времени Вы тратите, чтобы проверить все эти отчеты и где-то их зафиксировать? А Вы рабочее время тратите или внеурочное на все эти отчеты и их анализ? А архив за прошлый год этих отчетов, надеюсь, сохранился у Вас? Стало лучше или хуже: по каждому сотруднику, а по всему отделу продаж, а за другой период прошлого года, можем сравнить, покажете?

Уважаемые учредители, директора, руководители и начальники отделов продаж!

Если Вы пользуетесь EXCEL файлами для ведения клиентской базы и на все 11 вопросов ответили убедительно, утвердительно и внятно (хотя бы для себя), то это значит, что кризис до Вас еще не дошел, потребность к автоматизации и ускорению работы Вашей фирмы еще не проявилась и Вы «успешно» продолжаете падать вниз среди Ваших конкурентов.

Кто желает поспорить или обсудить именно вашу ситуацию, то пишите или звоните, все контакты на виду)